Vous ne pouvez pas quittancer un impayé par accident
La règle est dans le code, pas dans votre vigilance. Aucune configuration, aucune case à décocher : l’absence d’encaissement confirmé suffit à empêcher l’émission.
Le loyer
Vos quittances partent seules. Jamais sur un loyer non perçu.
La quittance est le seul document que le locataire vous réclamera pendant toute la durée du bail, et le seul que vous ne pouvez pas lui refuser. Pilot l’émet dès que vous confirmez l’encaissement, l’envoie, et l’archive — sans jamais quittancer un loyer qui n’a pas été payé.
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Une quittance émise sur un loyer impayé est une reconnaissance de paiement.
C’est le piège que presque aucun outil ne prend au sérieux. Quittancer, ce n’est pas informer : c’est attester que la somme a été reçue. Un logiciel qui émet ses quittances « le 5 de chaque mois » quoi qu’il arrive délivre donc, chaque mois où le loyer n’est pas tombé, un écrit qui affaiblit le bailleur exactement au moment où il aurait besoin d’être fort. Pire : ce même écrit sert au locataire à justifier ses droits auprès d’un organisme social ou d’un futur bailleur. Pilot ne quittance donc jamais sur autre chose qu’un encaissement confirmé — pas même sur un paiement partiel.
- Émise à la confirmation de l’encaissement, pas à une date fixe
- Un paiement partiel ne déclenche aucune quittance
- Envoi par e-mail au locataire, avec le PDF en pièce jointe
- Prorata calculé automatiquement sur un mois d’entrée ou de sortie
Concrètement.
L’échéance existe, et attend
Le calendrier des échéances est généré depuis le bail et prolongé tout seul à l’approche du terme. Chaque mois porte donc un montant attendu, un locataire et une date, avant qu’aucun paiement n’intervienne.
Vous confirmez l’encaissement
Sur un écran unique qui liste tout ce qui est attendu ce mois-ci, tous baux confondus. Le montant reçu et le moyen de paiement sont enregistrés ; c’est ce geste, et lui seul, qui autorise la quittance.
La quittance est produite avec ses mentions obligatoires
Bailleur, locataire, adresse du logement, période quittancée, loyer hors charges et provisions détaillés séparément, total, date. La ventilation loyer/charges n’est pas cosmétique : c’est elle qui rend la quittance opposable et exploitable par le locataire.
Elle part au locataire, et reste chez vous
Envoi par e-mail avec le PDF, et archivage dans le dossier du bail. Le locataire la retrouve aussi dans son espace, sans compte à créer ni mot de passe à retenir.
Un filet mensuel rejoue ce qui a raté
Un envoi peut échouer pour une raison qui n’a rien à voir avec vous — boîte pleine, serveur indisponible. Un rattrapage mensuel balaye les mois écoulés et rejoue les envois manqués, plutôt que de les laisser mourir dans un journal que personne ne lit.
Ce que ça change
Le prorata d’entrée et de sortie est calculé
Un locataire qui arrive le 12 ou part le 8 ne doit pas un mois plein. Le calcul et le libellé de période suivent, ce qui évite la quittance manuelle refaite à la main — c’est-à-dire celle où l’erreur se glisse.
L’automatisme est désactivable, et l’émission reste possible
Sur le palier gratuit, la quittance se génère mais ne part pas seule. Vous gardez donc le document conforme, et vous choisissez le canal.
Le droit, et les pièges
Le bailleur est tenu de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. La quittance distingue le loyer et les charges.
art. 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989
Gratuitement, et sans pouvoir la subordonner à quoi que ce soit. Un bailleur qui retient les quittances pour faire pression sur un locataire s’expose, et se prive du seul document qui prouve ce qu’il a réellement encaissé — donc de sa propre comptabilité.
Lorsque le locataire effectue un paiement partiel, le bailleur est tenu de délivrer un reçu, et non une quittance.
art. 21 al. 2 de la loi n° 89-462
La distinction n’est pas de vocabulaire : la quittance atteste l’extinction de la dette pour la période, le reçu constate un versement. Quittancer un paiement partiel éteint donc, sur le papier, une créance qui existe encore. C’est pour cela qu’un paiement partiel ne déclenche aucune quittance chez nous.
Les provisions pour charges doivent apparaître distinctement du loyer, et faire l’objet d’une régularisation annuelle au vu des dépenses réelles.
art. 23 de la loi n° 89-462 ; décret n° 87-713 du 26 août 1987
Une quittance qui affiche un montant global rend la régularisation annuelle indéfendable : ni vous ni le locataire ne pouvez reconstituer ce qui a été provisionné. La ventilation au moment de la quittance est ce qui rend possible le décompte de fin d’année.
Ce que Pilot refuse de faire
Pilot ne quittance pas un loyer non perçu
Ni à date fixe, ni sur un paiement partiel. La quittance atteste un paiement ; l’émettre sans paiement produit un écrit qui vous sera opposé.
art. 21 de la loi du 6 juillet 1989
Pilot n’antidate pas une quittance
La période quittancée et la date d’émission sont celles des faits enregistrés. Un document rétroactif fabriqué pour arranger une chronologie est exactement ce qu’un litige met en évidence.
Disponibilité
Voir les tarifsInclus dès le palier Gratuit.
Questions fréquentes
La quittance part-elle automatiquement ?
Dès que vous confirmez l’encaissement, oui, si l’envoi automatique est activé — il l’est par défaut. Sur le palier gratuit, la quittance est générée et disponible, mais l’envoi automatique fait partie du palier Essentiel.
Et si le locataire ne paie qu’une partie du loyer ?
Aucune quittance n’est émise. La loi prévoit un reçu dans ce cas, parce qu’une quittance attesterait l’extinction de la dette pour la période alors qu’elle subsiste. Le solde restant dû continue d’être suivi comme un impayé partiel.
Le locataire peut-il retrouver ses quittances sans me les demander ?
Oui. Son espace est accessible par un lien qui lui est propre, sans compte ni mot de passe, et il y retrouve ses quittances. L’accès est automatiquement révoqué trente jours après la fin du bail.
Que se passe-t-il si l’e-mail n’arrive pas ?
Un rattrapage mensuel balaye les mois écoulés et rejoue les envois qui ont échoué. Nous avons appris qu’un échec d’envoi qui n’est rejoué par personne devient un mois sans quittance dont personne ne se rend compte.
Et le mois d’entrée, qui n’est pas complet ?
Le prorata est calculé et le libellé de période l’indique. C’est aussi vrai du mois de sortie.
Juste à côté.
Le loyer
L’appel de loyer part avant la date, pas après.
Envoyés automatiquement avant la date, au délai que vous fixez.
Le loyer
Trois relances, dans l’ordre. Désactivées par défaut, exprès.
Trois niveaux strictement séquentiels, au délai que vous fixez. Désactivées par défaut : c’est à vous de les armer.
Le loyer
La détection des loyers : écrite, exercée, et volontairement fermée.
Rapprochement des virements reçus avec les échéances attendues.
Échéances et conformité
La régularisation se calcule sur ce que vous avez encaissé.
Calculée sur les dépenses réelles, avec le décompte par nature et le mode de répartition exigés par la loi.
Contenu revu le 2026-08-06.
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