Non puoi emettere per errore la ricevuta di un canone non pagato
La regola è nel codice, non nella tua vigilanza. Nessuna configurazione, nessuna casella da deselezionare: l’assenza di un incasso confermato basta a impedire l’emissione.
Il canone
Le tue ricevute partono da sole. Mai su un canone non percepito.
La ricevuta è l’unico documento che l’inquilino ti chiederà per tutta la durata del contratto, e l’unico che non puoi rifiutargli. Pilot la emette appena confermi l’incasso, la invia e la archivia — senza mai rilasciare una ricevuta per un canone che non è stato pagato.
Una ricevuta emessa per un canone non pagato è un riconoscimento di pagamento.
È la trappola che quasi nessuno strumento prende sul serio. Rilasciare una ricevuta non significa informare: significa attestare che la somma è stata ricevuta. Un software che emette le ricevute «il 5 di ogni mese» qualunque cosa accada rilascia quindi, ogni mese in cui il canone non è arrivato, uno scritto che indebolisce il locatore proprio nel momento in cui avrebbe bisogno di essere forte. Peggio: quello stesso scritto serve all’inquilino per far valere i propri diritti presso un ente sociale o un futuro locatore. Pilot non rilascia quindi mai una ricevuta su altro che un incasso confermato — nemmeno su un pagamento parziale.
- Emessa alla conferma dell’incasso, non a una data fissa
- Un pagamento parziale non fa scattare alcuna ricevuta
- Invio via e-mail all’inquilino, con il PDF in allegato
- Pro rata calcolato automaticamente su un mese di ingresso o di uscita
In concreto.
La scadenza esiste, e aspetta
Il calendario delle scadenze è generato dal contratto e prolungato da solo all’avvicinarsi del termine. Ogni mese porta quindi un importo atteso, un inquilino e una data, prima che avvenga qualsiasi pagamento.
Confermi l’incasso
Su un’unica schermata che elenca tutto ciò che è atteso questo mese, per tutti i contratti. L’importo ricevuto e il mezzo di pagamento vengono registrati; è questo gesto, e solo questo, che autorizza la ricevuta.
La ricevuta è prodotta con le sue indicazioni obbligatorie
Locatore, inquilino, indirizzo dell’alloggio, periodo quietanzato, canone al netto delle spese e acconti indicati separatamente, totale, data. La ripartizione tra canone e spese non è cosmetica: è ciò che rende la ricevuta opponibile e utilizzabile dall’inquilino.
Parte all’inquilino, e resta da te
Invio via e-mail con il PDF, e archiviazione nella cartella del contratto. L’inquilino la ritrova anche nella sua area, senza account da creare né password da ricordare.
Una rete di sicurezza mensile ripete ciò che non è andato a buon fine
Un invio può fallire per un motivo che non ha nulla a che vedere con te — casella piena, server non disponibile. Un recupero mensile passa in rassegna i mesi trascorsi e ripete gli invii mancati, invece di lasciarli morire in un registro che nessuno legge.
Cosa cambia
Il pro rata di ingresso e di uscita è calcolato
Un inquilino che arriva il 12 o parte il 8 non deve un mese intero. Il calcolo e la dicitura del periodo si adeguano, il che evita la ricevuta rifatta a mano — cioè quella in cui si insinua l’errore.
L’automatismo è disattivabile, e l’emissione resta possibile
L'invio automatico si può disattivare: la quietanza viene allora generata senza partire da sola. Conservi il documento conforme e scegli il canale.
Il diritto, e le trappole
Il locatore è tenuto a trasmettere gratuitamente una ricevuta all’inquilino che ne fa richiesta. La ricevuta distingue il canone e le spese.
art. 21 della legge n. 89-462 del 6 luglio 1989
Gratuitamente, e senza poterla subordinare a nulla. Un locatore che trattiene le ricevute per fare pressione su un inquilino si espone, e si priva dell’unico documento che prova ciò che ha realmente incassato — quindi della propria contabilità.
Quando l’inquilino effettua un pagamento parziale, il locatore è tenuto a rilasciare un’attestazione di pagamento, e non una ricevuta.
art. 21 comma 2 della legge n. 89-462
La distinzione non è di vocabolario: la ricevuta attesta l’estinzione del debito per il periodo, l’attestazione di pagamento constata un versamento. Rilasciare una ricevuta per un pagamento parziale estingue quindi, sulla carta, un credito che esiste ancora. Per questo da noi un pagamento parziale non fa scattare alcuna ricevuta.
Gli acconti sulle spese devono comparire separatamente dal canone, ed essere oggetto di un conguaglio annuale sulla base delle spese reali.
art. 23 della legge n. 89-462; decreto n. 87-713 del 26 agosto 1987
Una ricevuta che mostra un importo complessivo rende indifendibile il conguaglio annuale: né tu né l’inquilino potete ricostruire ciò che è stato versato in acconto. La ripartizione al momento della ricevuta è ciò che rende possibile il rendiconto di fine anno.
Cosa Pilot si rifiuta di fare
Pilot non emette ricevuta per un canone non percepito
Né a data fissa, né su un pagamento parziale. La ricevuta attesta un pagamento; emetterla senza pagamento produce uno scritto che ti sarà opposto.
art. 21 della legge del 6 luglio 1989
Pilot non retrodata una ricevuta
Il periodo quietanzato e la data di emissione sono quelli dei fatti registrati. Un documento retroattivo fabbricato per aggiustare una cronologia è esattamente ciò che una controversia porta alla luce.
Disponibilità
Incluso dal livello Essentiel.
- 7 giorni di prova all’apertura, carta richiesta
- Senza vincoli
Domande frequenti
La ricevuta parte automaticamente?
Appena confermi l'incasso, sì, se l'invio automatico è attivo (lo è per impostazione predefinita). Se è disattivato, la quietanza viene generata e resta disponibile, e la invii tu.
E se l’inquilino paga solo una parte del canone?
Non viene emessa alcuna ricevuta. In questo caso la legge prevede una semplice attestazione di pagamento, perché una ricevuta certificherebbe l’estinzione del debito per il periodo mentre questo sussiste. Il saldo residuo continua a essere seguito come morosità parziale.
L’inquilino può ritrovare le sue ricevute senza chiedermele?
Sì. Il suo spazio è accessibile tramite un link personale, senza account né password, e lì ritrova le sue ricevute. L’accesso viene revocato automaticamente trenta giorni dopo la fine del contratto.
Cosa succede se l’e-mail non arriva?
Un recupero mensile passa in rassegna i mesi trascorsi e ripete gli invii falliti. Abbiamo imparato che un invio fallito che nessuno ripete diventa un mese senza ricevuta di cui nessuno si accorge.
E il mese di ingresso, che non è completo?
Il pro rata è calcolato e la dicitura del periodo lo indica. Vale anche per il mese di uscita.
Proprio accanto.
Il canone
La richiesta di pagamento parte prima della data, non dopo.
Inviati automaticamente prima della data, con il preavviso che decidi tu.
Il canone
Tre solleciti, in ordine. Disattivati per impostazione predefinita, di proposito.
Tre livelli rigorosamente sequenziali, con il termine che lei stabilisce. Disattivati per impostazione predefinita: tocca a lei attivarli. Anche l’assicurazione casa dell’inquilino e quella del proprietario non occupante hanno i loro promemoria.
Il canone
Il rilevamento dei canoni: scritto, provato, e volutamente chiuso.
Riconciliazione dei bonifici ricevuti con le scadenze attese.
Scadenze e conformità
Il conguaglio si calcola su quanto hai incassato.
Calcolato sulle spese reali, con il conteggio per voce e il criterio di ripartizione richiesti dalla legge.
Contenuto rivisto il 2026-08-06.
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