Une régularisation de charges est le seul moment de l’année où le locataire vérifie vos comptes. Elle se conteste facilement, et elle se perd sur des détails de forme : un décompte sans nature de dépense, une charge non récupérable glissée dans le total, un délai laissé filer.
La liste des charges récupérables est fixée par décret, et elle est limitative. Les gros travaux, les honoraires de syndic pour la gestion de la copropriété, les frais de ravalement, les provisions pour travaux futurs n’en font pas partie — ce sont des dépenses de propriétaire. Un décompte qui les inclut n’expose pas seulement le bailleur à rembourser la ligne fautive : il fragilise l’ensemble, parce qu’il démontre que le calcul n’a pas été fait selon la règle. Et un locataire qui obtient l’annulation d’une régularisation obtient souvent aussi celles des années antérieures encore contestables. Le sujet n’est donc pas la somme, c’est la méthode.
Pas de celles qui figuraient au bail. Si un mois n’a pas été payé, sa provision n’a pas été perçue, et la régularisation doit en tenir compte. Régulariser sur du théorique produit un solde qui ne correspond à aucun flux — et c’est indéfendable dès qu’on le regarde de près.
Les dépenses enregistrées sur la période, classées par nature : eau, chauffage, entretien des parties communes, taxe d’enlèvement des ordures ménagères, et le reste. La ventilation par nature n’est pas un confort de présentation, c’est une exigence.
Quotes-parts, tantièmes, surface, nombre d’occupants selon le cas. Le locataire doit pouvoir refaire le calcul : un décompte qui donne un résultat sans donner la clé de répartition ne permet pas la vérification à laquelle il a droit.
Complément dû par le locataire, ou trop-perçu à lui restituer. Le second cas existe, et l’oublier est une manière discrète de conserver ce qui ne vous appartient pas.
Le décompte est joint, et les justificatifs doivent être tenus à la disposition du locataire. C’est cette mise à disposition, plus que le courrier, qui rend la régularisation opposable.
C’est la différence qui compte sur un bail où un mois a manqué, ou sur un locataire entré en cours d’année. Une régularisation faite sur douze provisions théoriques quand dix ont été perçues est fausse dans les deux sens possibles.
Le ratio charges sur loyers encaissés est suivi sur vingt-quatre mois, avec une moyenne glissante. Sans cette série, la taxe foncière d’octobre ressemble chaque année à une dérive, et une vraie dérive passe inaperçue.
Par nature de dépense, avec le mode de répartition. C’est le travail de mise en forme qu’on fait mal quand on le fait une fois par an, dans un tableur, en décembre.
art. 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 ; décret n° 87-713 du 26 août 1987
Limitativement : ce qui n’est pas dans le décret n’est pas récupérable, même si la dépense est réelle et utile. Honoraires de syndic pour la gestion, gros travaux, ravalement, remplacement d’équipements : ce sont des charges de propriétaire. Les inclure fragilise le décompte entier, pas seulement la ligne.
art. 23 al. 4 de la loi n° 89-462
À disposition, ce qui n’oblige pas à les envoyer — mais un refus de communication, lui, prive la régularisation de son fondement. Le locataire qui ne peut pas vérifier peut légitimement refuser de payer le complément.
art. 7-1 de la loi n° 89-462
Trois ans, et le délai joue dans les deux sens : un bailleur qui n’a jamais régularisé ne peut pas rattraper cinq ans d’un coup. Le locataire, symétriquement, peut réclamer trois ans de trop-perçus — ce que découvrent les bailleurs qui provisionnaient large « pour être tranquilles ».
Le calcul part des flux réellement perçus. Un solde établi sur du théorique ne correspond à aucun mouvement, et se démonte à la première vérification.
La qualification dépend de la nature exacte de la prestation, et la frontière est fine — l’entretien d’un ascenseur ne se traite pas comme son remplacement. Nous fournissons les catégories et le décompte ; l’imputation reste un choix que vous devez pouvoir défendre.
décret n° 87-713 du 26 août 1987
Le solde est présenté dans les deux sens. Une régularisation qui n’affiche que les compléments dus est un outil qui travaille contre son utilisateur, parce que c’est lui qu’on ira chercher trois ans plus tard.
Inclus dès le palier Essentiel.
Sur les provisions réellement encaissées, confrontées aux dépenses réelles de l’exercice. Pas sur les provisions prévues au bail : si un mois n’a pas été payé, sa provision n’a pas été perçue, et le solde doit en tenir compte.
Celles du décret du 26 août 1987, et elles seules — la liste est limitative. Les gros travaux, le ravalement, les honoraires de syndic pour la gestion de la copropriété et le remplacement d’équipements sont des charges de propriétaire.
Vous devez les tenir à disposition du locataire pendant six mois après l’envoi du décompte. Ce n’est pas une obligation d’envoi, mais un refus de communication prive la régularisation de son fondement.
Trois ans au maximum : le rappel de charges se prescrit par trois ans. Et le délai joue dans les deux sens — un locataire peut réclamer trois ans de trop-perçus.
Non. La qualification dépend de la nature exacte de la prestation, et la frontière est fine. Nous fournissons les catégories, le décompte par nature et le courrier ; l’imputation reste votre décision, parce que c’est vous qui devrez la défendre.
Ratio charges sur loyers réellement encaissés, série 24 mois et moyenne glissante — sans laquelle la taxe foncière d’octobre ressemble à une dérive.
Émises dès l’encaissement constaté, envoyées par e-mail au locataire. Jamais émises sur un loyer non perçu.
Congés (vente, reprise, motif légitime), mise en demeure, plan d’apurement, régularisation de charges, relance, restitution du dépôt, révision de loyer. Montants reconstruits échéance par échéance.
DPE, diagnostics, assurances, fin de bail, échéances fiscales, sur douze mois glissants.
Contenu revu le 2026-08-06.
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