Die Termine arbeiten für Sie
Jedes datierte Dokument speist den Kalender über rollierende zwölf Monate und löst vor Ablauf eine Warnung aus. Das ist der Unterschied zwischen einem Speicherplatz und einer Akte, die Sie vorwarnt.
Mietverträge und Dokumente
Ihre Dokumente, und die Daten, an denen sie ablaufen.
Ein Aktenordner warnt nicht. Das Problem einer Immobilienakte ist nicht das Ablegen — sondern dass die Hälfte der Unterlagen ein Ablaufdatum hat, und dass sich dieses Datum erst meldet, wenn man neu vermietet oder verkauft.
- 8typisierte Nachweise, darunter der strukturierte Energieausweispilot/models.py::TypeDocument (Energieausweis, Asbest, Blei, Elektrik, Gas, Termiten, ERP, Lärm)
Einen abgelaufenen Nachweis entdeckt man an dem Tag, an dem man neu vermieten muss.
Die technischen Nachweisunterlagen müssen dem Mietvertrag bei Unterzeichnung beigefügt werden. Ein kurzer Satz, hinter dem eine schwerfällige Mechanik steckt: Jeder Nachweis hat seine eigene Gültigkeitsdauer, und die fallen nicht zusammen. Ein Vermieter, der beim Kauf vollständige Unterlagen zusammengestellt hat, hat vier Jahre später gültige und ungültige Dokumente — ohne dass sich eines davon äußerlich verändert hätte. Am Tag, an dem ein Mieter auszieht, stellt er fest, dass er den nächsten Mietvertrag nicht unterzeichnen kann, bevor ein Gutachter erneut gekommen ist, und verliert Wochen an Miete. Ein nützlicher Datenraum ist also kein Speicherplatz: Er ist ein Speicher, der die Daten kennt.
- Dokumente dem Objekt, dem Mietvertrag oder dem Mieter zugeordnet — nicht einem vagen Ordner
- Ein Ablaufdatum pro Dokument, das Kalender und Warnungen speist
- Acht typisierte Nachweise und ein strukturierter Energieausweis mit Klasse und Ablaufdatum
- Freigabe für Dritte nur zum Lesen, mit Protokoll der Aufrufe
- Ein Dokumentenbereich für den Mieter: sein Vertrag, seine Diagnosen, sonst nichts
Konkret.
Jedes Dokument wird seinem Bezug zugeordnet
Dem Objekt — Kaufurkunde, Teilungserklärung, Nachweise, Grundsteuer, Eigentümerversicherung —, dem Mietvertrag — unterzeichneter Vertrag, Nachträge, Übergabeprotokoll, ausgetauschte Schreiben — oder dem Mieter. Diese Zuordnung entscheidet, was man wiederfindet und was einem Mietvertrag folgt, wenn er endet.
Sie setzen das Ablaufdatum, wenn es eines gibt
Nachweise, Versicherung des nicht selbst nutzenden Eigentümers, zehnjährige Gewährleistung eines Handwerkers. Dieses Datum ist keine Dekoration: Es speist den Fristenkalender und die Warnungen.
Der Energieausweis wird strukturiert, nicht nur abgelegt
Energieklasse, Klimaklasse, Verbrauchs- und Emissionswerte, Nummer des Energieausweises, Ablaufdatum. Daraus lassen sich die Folgen ableiten — das Verbot der Mietanpassung in den unteren Klassen, das künftige Vermietungsverbot.
Ein Konformitätswert fasst den Stand der Akte zusammen
Auf hundert Punkte, verteilt auf Nachweise, Dokumente, Versicherungen und rechtliche Unterlagen. Das ist keine Musterschülernote: Es ist eine Liste dessen, was fehlt, geordnet danach, was am teuersten werden wird.
Sie geben nur zum Lesen frei, und Sie wissen, wer gelesen hat
Ein Link gibt einem Buchhalter, einem Ehepartner oder einem Mitgesellschafter Lesezugriff, ohne dass ein Konto angelegt werden muss. Jeder Aufruf wird in einem datierten Protokoll vermerkt — das macht das Vertraulichkeitsversprechen überprüfbar und nicht nur behauptet.
Löschen löscht wirklich
Das Löschen eines Dokuments entfernt die Zeile in der Datenbank UND das gespeicherte Objekt. Eine „gelöschte“ Datei, die über ihre Adresse erreichbar bleibt, ist ein Datenleck, das nur darauf wartet — und ein sehr verbreiteter Mangel.
Was das ändert
Das Verkaufs- oder Gewährleistungsdossier ist bereits angelegt
Am Tag eines Verkaufs, eines Antrags bei der Mietausfallversicherung oder einer Prüfung existiert der Export. Eine vollständige Akte nachträglich zu rekonstruieren, dauert immer länger als gedacht, und es fehlt immer ein Dokument.
Ihr Steuerberater muss Ihnen nicht mehr hinterherlaufen
Ein Lesezugang, ein Link, und er bedient sich selbst. Das vermeidet auch den Versand von Unterlagen per Messenger, wo sie am Ende zirkulieren, ohne dass man noch weiß, wo.
Das Recht — und die Fallstricke
Die technischen Nachweisunterlagen müssen dem Mietvertrag bei seiner Unterzeichnung beigefügt werden.
Art. 3-3 des Gesetzes Nr. 89-462 vom 6. Juli 1989
Die Gültigkeitsdauern unterscheiden sich von Nachweis zu Nachweis — zehn Jahre für den Energieausweis, sechs Jahre oder unbegrenzt für das Bleigutachten je nach Ergebnis, drei Jahre für das Gutachten zur Gasinstallation. Eine auf einmal zusammengestellte Akte veraltet also stückweise, und ohne Vorwarnung.
Der Mieter muss auf Verlangen des Vermieters jedes Jahr eine Versicherung gegen Mietrisiken nachweisen.
Art. 7 g) des Gesetzes Nr. 89-462
Auf Verlangen des Vermieters: Der Nachweis kommt nicht von selbst. Ein Vermieter, der nie danach gefragt hat, hat am Tag eines Schadens nichts in der Hand und entdeckt erst dann, dass die Wohnung nicht mehr versichert war.
Personenbezogene Daten dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie es der verfolgte Zweck erfordert, und der Verantwortliche muss ihre Sicherheit gewährleisten.
Art. 5 Abs. 1 lit. e und Art. 32 der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO)
Ausweise und Gehaltsabrechnungen eines Mieters müssen seinen Mietvertrag nicht unbegrenzt überdauern. Und „gelöscht“ muss gelöscht bedeuten: Ein Objekt, das trotz Wegfall seiner Datenbankzeile über seine Adresse erreichbar bleibt, ist ein Verstoß gegen die Pflicht zur Datensicherheit.
Was Pilot nicht tut
Wir zeigen dem Mieter niemals Ihre privaten Dokumente
Sein Bereich gibt ihm seinen Mietvertrag, seine Diagnosen und seine Quittungen — was das Gesetz ihm schuldet. Ihr Kaufvertrag, Ihr Darlehen, Ihre Rechnungen oder Ihre Grundsteuer erscheinen dort nie, auch nicht durch eine falsche Einstellung: Es ist eine Liste ausgeschlossener Arten, kein Schalter. Und ein Mieter sieht nie die Dokumente eines anderen.
Art. 3-2 und 3-3 des Gesetzes vom 6. Juli 1989; Art. 5.1.c DSGVO
Wir bewahren die Unterlagen eines abgelehnten Bewerbers nicht auf
Sie werden nach der Entscheidung automatisch gelöscht. Ein Bestand an Ausweisen von Menschen, die nie Ihre Mieter werden, hat keinen Zweck und ist ein reines Risiko.
Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO
Wir bewahren kein Original ohne Wasserzeichen auf
Mit einer Bewerbung eingegangene Dokumente werden beim Eingang markiert, und das Original bleibt nicht erhalten. Ein Ausweis, der ohne Wasserzeichen zirkuliert, kann für etwas anderes verwendet werden als das, wofür er vorgelegt wurde.
Verfügbarkeit
Ab dem Tarif Essentiel inbegriffen.
- 7 Tage Test zum Start, Karte erforderlich
- Ohne Bindung
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ein Nachweis abläuft?
Eine Warnung wird im Voraus erzeugt, und die Fälligkeit erscheint im Kalender über rollierende zwölf Monate. Darin liegt der Nutzen, das Ablaufdatum einzugeben: Ohne es ist das Dokument gespeichert, aber stumm.
Verfolgen Sie die Versicherung meines Mieters?
Ja. Sie werden dreißig Tage vor Ablauf der Bescheinigung über die Hausratversicherung Ihres Mieters benachrichtigt, dann am Ablaufdatum. Wenn Sie die Automatisierung einschalten, fordert Pilot die neue Bescheinigung bei ihm an und erinnert ihn fünfzehn Tage später — und hört auf, sobald er sie in seinem Bereich hochlädt. Die Mahnung mit Fristsetzung bleibt Ihre Entscheidung. Auch Ihre eigene Vermieter-Gebäudeversicherung hat ihren Hinweis, dreißig Tage vor Fälligkeit.
Wird wirklich gelöscht?
Ja: Der Datensatz in der Datenbank und das gespeicherte Objekt werden entfernt. Eine Datei, deren Verweis gelöscht wird, die aber über ihre Adresse erreichbar bleibt, ist ein Datenleck, das nur auf seinen Moment wartet.
Wie gebe ich meinem Steuerberater Zugang?
Über einen Freigabelink nur zum Lesen, ohne dass er ein Konto anlegen muss. Jeder Aufruf wird in einem datierten Protokoll vermerkt, das Sie einsehen können — das macht das Versprechen überprüfbar.
Wozu dient der Konformitätsscore?
Auf einen Blick sehen, was in der Akte eines Objekts fehlt, verteilt auf Nachweise, Dokumente, Versicherungen und rechtliche Unterlagen. Das ist keine Note: Es ist eine Liste von Lücken, geordnet danach, was am teuersten werden wird.
Gleich daneben.
Fristen und Konformität
Zwölf Monate vor Ihnen, nicht zwölf Monate hinter Ihnen.
Energieausweis, Nachweise, Versicherungen, Mietvertragsende, Steuertermine, über rollierende zwölf Monate.
Mietverträge und Dokumente
Der Mietvertrag füllt sich aus der Akte, nicht aus einer leeren Seite.
Unmöbliert, möbliert, Studierende, Mobilität, Saison, Wohngemeinschaft, gemischt genutzt, Garage, Gewerbe 3/6/9 und freie Berufe, vorausgefüllt aus den Daten der Immobilie — ein Vertrag pro Einheit in einem Gebäude. Sie beginnen nie mit einer leeren Seite.
Mietverträge und Dokumente
Der Auszug wird automatisch mit dem Einzug verglichen.
Raum für Raum, Fotos mit Zeitstempel. Der Auszug wird automatisch mit dem Einzug verglichen, und das PDF wird archiviert.
Mietverträge und Dokumente
Zuerst die Unterlagen. Die Namen nur, wenn Sie es verlangen.
Ein öffentlicher Link pro Immobilie. Die Bewerbung wird ohne Konto und ohne Cookie eingereicht, die Unterlagen sind auf das beschränkt, was die Verordnung erlaubt, und der Vergleich verbirgt die Namen. Die Unterlagen werden mit Wasserzeichen eingesehen, jedes Öffnen protokolliert, mit einem Vollständigkeitsraster — ohne Note und ohne Rangfolge.
Das Objekt
Sie geben eine Adresse ein. Das Objekt füllt sich.
Geben Sie eine Adresse ein: Kataster, DVF-Quadratmeterpreis, Naturrisiken und Wertschätzung kommen von selbst. Keine Einbindung Ihrerseits nötig.
Inhalt überprüft am 2026-08-06.
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Zum Start: 7 Tage Test mit Ihren echten Immobilien, Karte erforderlich.