Le date lavorano per te
Ogni documento datato alimenta il calendario su dodici mesi mobili e fa scattare un avviso prima della scadenza. È la differenza tra uno spazio di archiviazione e un fascicolo che ti avvisa.
Contratti e documenti
I tuoi documenti, e le date che li fanno scadere.
Un raccoglitore non avvisa. Il problema di un fascicolo immobiliare non è ordinarlo — è che metà dei documenti ha una data di fine, e che questa data si ricorda a te solo nel momento di riaffittare o di vendere.
- 8attestati tipizzati, tra cui l’attestato energetico strutturatopilot/models.py::TypeDocument (APE, amianto, piombo, elettricità, gas, termiti, ERP, rumore)
Un attestato scaduto si scopre il giorno in cui bisogna riaffittare.
Il fascicolo tecnico degli attestati deve essere allegato al contratto alla firma. È una frase breve che nasconde un meccanismo pesante: ogni attestato ha la sua durata di validità, e le durate non coincidono. Un locatore che ha costituito un fascicolo completo all’acquisto si ritrova, quattro anni dopo, con documenti validi e altri no — senza che nessuno abbia cambiato aspetto. Il giorno in cui un inquilino se ne va, scopre di non poter firmare il contratto successivo prima di aver fatto tornare un tecnico certificatore, e perde settimane di canone. Una data room utile non è quindi uno spazio di archiviazione: è un archivio che conosce le date.
- Documenti collegati all’immobile, al contratto o all’inquilino — non a una cartella generica
- Una data di scadenza per documento, che alimenta il calendario e gli avvisi
- Otto attestati tipizzati, e un APE strutturato con la sua classe e la sua scadenza
- Condivisione in sola lettura con un terzo, con registro delle consultazioni
- Un’area documenti per l’inquilino: il suo contratto, le sue diagnosi, nient’altro
In concreto.
Ogni documento si collega al suo oggetto
All’immobile — atto, regolamento di condominio, attestati, taxe foncière, assicurazione del proprietario —, al contratto — contratto firmato, modifiche, verbale di consegna, lettere scambiate — o all’inquilino. Questo collegamento decide cosa si ritrova, e cosa segue un contratto quando finisce.
Inserisci la data di scadenza quando c’è
Attestati, assicurazione del proprietario non occupante, garanzia decennale di un artigiano. Questa data non è decorativa: è lei che alimenterà il calendario normativo e gli avvisi.
L’APE è strutturato, non solo archiviato
Classe energetica, classe climatica, valori di consumo e di emissioni, numero dell’attestato, data di scadenza. È ciò che permette di trarne le conseguenze — il divieto di adeguare il canone per le classi basse, il divieto di affittare a termine.
Un punteggio di conformità riassume lo stato del fascicolo
Su cento punti, ripartiti tra attestati, documenti, assicurazioni e atti giuridici. Non è un voto da scolaro modello: è un elenco di ciò che manca, presentato nell’ordine in cui costerà caro.
Condividi in sola lettura, e sai chi ha letto
Un link dà a un commercialista, a un coniuge o a un socio un accesso in lettura, senza account da creare. Ogni consultazione viene registrata in un registro datato — il che rende la promessa di riservatezza verificabile, e non solo affermata.
Eliminare elimina davvero
L’eliminazione di un documento rimuove la riga nella base dati E l’oggetto archiviato. Un file «eliminato» che resta accessibile dal suo indirizzo è una fuga di dati in attesa, ed è un difetto molto diffuso.
Cosa cambia
Il dossier di rivendita o di garanzia è già costituito
Il giorno di una vendita, di una richiesta di garanzia contro gli affitti non pagati o di un controllo, l’export esiste. Ricostruire un dossier completo a posteriori è sempre più lungo di quanto si pensi, e manca sempre un documento.
Il tuo commercialista non deve più sollecitarti
Un accesso in sola lettura, un link, e si serve da solo. È anche ciò che evita di inviare documenti via messaggistica, dove finiscono per circolare senza che si sappia più dove.
Il diritto, e le trappole
Il fascicolo tecnico degli attestati deve essere allegato al contratto di locazione al momento della firma.
art. 3-3 della legge n. 89-462 del 6 luglio 1989
Le durate di validità differiscono da un attestato all’altro — dieci anni per l’APE, sei anni o illimitata per la verifica del rischio di esposizione al piombo a seconda del risultato, tre anni per lo stato dell’impianto del gas. Un fascicolo costituito in una volta sola scade quindi a pezzi, e senza avvisare.
L’inquilino deve dimostrare ogni anno, su richiesta del locatore, di avere un’assicurazione contro i rischi locativi.
art. 7 g) della legge n. 89-462
Su richiesta del locatore: la prova non arriva spontaneamente. Un locatore che non l’ha mai chiesta non ha nulla da opporre il giorno di un sinistro, e scopre in quel momento che l’alloggio non era più coperto.
I dati personali devono essere conservati solo per il tempo necessario alla finalità perseguita, e il titolare del trattamento deve garantirne la sicurezza.
art. 5.1.e e art. 32 del regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)
I documenti d’identità e le buste paga di un inquilino non devono sopravvivere indefinitamente al suo contratto. E «eliminato» deve significare eliminato: un oggetto ancora accessibile dal suo indirizzo nonostante la scomparsa della sua riga nella base dati è una violazione dell’obbligo di sicurezza.
Cosa Pilot si rifiuta di fare
Non mostriamo mai i suoi documenti privati all’inquilino
La sua area gli dà il contratto, le diagnosi e le ricevute — ciò che la legge gli deve. Il suo atto d’acquisto, il suo mutuo, le sue fatture o la sua imposta fondiaria non vi compaiono mai, nemmeno per un errore di impostazione: è un elenco di tipi esclusi, non un interruttore. E un inquilino non vede mai i documenti di un altro.
art. 3-2 e 3-3 della legge del 6 luglio 1989; art. 5.1.c del GDPR
Non conserviamo i documenti di un candidato non selezionato
Vengono eliminati automaticamente dopo la decisione. Un archivio di documenti d’identità di persone che non saranno mai tuoi inquilini non ha alcuna finalità, ed è un rischio puro.
art. 5.1.e del GDPR
Non conserviamo un originale senza filigrana
I documenti ricevuti con una candidatura vengono marcati alla ricezione, e l’originale non sopravvive. Un documento d’identità che circola senza filigrana può servire ad altro rispetto allo scopo per cui è stato fornito.
Disponibilità
Incluso dal livello Essentiel.
- 7 giorni di prova all’apertura, carta richiesta
- Senza vincoli
Domande frequenti
Cosa succede quando un attestato arriva a scadenza?
Un avviso viene prodotto in anticipo e la scadenza compare nel calendario sui dodici mesi mobili. È questo il senso di inserire la data di scadenza: senza di essa il documento è archiviato ma muto.
Monitorate l’assicurazione del mio inquilino?
Sì. Riceve un avviso trenta giorni prima della scadenza dell’attestato di assicurazione casa del suo inquilino, poi alla scadenza. Se attiva l’automazione, Pilot gli chiede il nuovo attestato, poi lo sollecita quindici giorni dopo — e si ferma non appena lo carica nella sua area. La diffida resta una sua decisione. Anche la sua assicurazione da proprietario non occupante ha il suo avviso, trenta giorni prima della scadenza.
L’eliminazione è reale?
Sì: la riga nella base dati e l’oggetto memorizzato vengono rimossi. Un file di cui si elimina il riferimento ma che resta accessibile tramite il suo indirizzo è una fuga di dati in attesa.
Come do accesso al mio commercialista?
Tramite un link di condivisione in sola lettura, senza che debba creare un account. Ogni consultazione viene registrata in un registro datato, che puoi consultare — è ciò che rende la promessa verificabile.
A cosa serve il punteggio di conformità?
Per vedere a colpo d’occhio cosa manca al fascicolo di un immobile, ripartito tra attestati, documenti, assicurazioni e atti giuridici. Non è un voto: è un elenco di lacune, nell’ordine in cui costeranno care.
Proprio accanto.
Scadenze e conformità
Dodici mesi davanti a te, non dodici mesi alle spalle.
APE, attestati, assicurazioni, fine contratto, scadenze fiscali, su dodici mesi mobili.
Contratti e documenti
Il contratto si compila dalla pratica, non da una pagina bianca.
Vuoto, arredato, studenti, mobilità, stagionale, coabitazione, uso misto, box auto, commerciale 3/6/9 e professionale, precompilati con i dati dell’immobile — un contratto per unità in un edificio. Non parte mai da una pagina bianca.
Contratti e documenti
La riconsegna si confronta con la consegna, automaticamente.
Stanza per stanza, foto con marca temporale. La riconsegna si confronta automaticamente con la consegna, e il PDF viene archiviato.
Contratti e documenti
Prima le pratiche. I nomi solo se li chiedi.
Un link pubblico per immobile. Il fascicolo si deposita senza account né cookie, i documenti sono limitati a quelli autorizzati dal decreto e il comparatore nasconde i nomi. I documenti si consultano con filigrana, ogni apertura tracciata, con una griglia di completezza — senza voto né classifica.
L’immobile
Inserisci un indirizzo. L’immobile si compila.
Inserisci un indirizzo: catasto, prezzo al m² DVF, rischi naturali e stima di valore arrivano da soli. Nessuna integrazione da parte tua.
Contenuto rivisto il 2026-08-06.
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