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Baux et documents

Vos documents, et les dates qui les périment.

Un classeur ne prévient pas. Le problème d’un dossier immobilier n’est pas de ranger — c’est que la moitié des pièces ont une date de fin, et que cette date ne se rappelle à vous qu’au moment de relouer ou de vendre.

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  • 8diagnostics typés, dont le DPE structurépilot/models.py::TypeDocument (DPE, amiante, plomb, électricité, gaz, termites, ERP, bruit)

Un diagnostic périmé se découvre le jour où il faut relouer.

Le dossier de diagnostic technique doit être annexé au bail à la signature. C’est une phrase courte qui cache une mécanique lourde : chaque diagnostic a sa durée de validité propre, et elles ne coïncident pas. Un bailleur qui a constitué un dossier complet à l’achat se retrouve, quatre ans plus tard, avec des pièces valides et d’autres non — sans qu’aucune n’ait changé d’apparence. Le jour où un locataire part, il découvre qu’il ne peut pas signer le bail suivant avant d’avoir fait revenir un diagnostiqueur, et il perd des semaines de loyer. Une data room utile n’est donc pas un espace de stockage : c’est un stockage qui connaît les dates.

  • Documents rattachés au bien, au bail ou au locataire — pas à un dossier vague
  • Une date d’expiration par document, qui alimente le calendrier et les alertes
  • Huit diagnostics typés, et un DPE structuré avec sa classe et son échéance
  • Partage en lecture seule à un tiers, avec journal des consultations

Concrètement.

  1. Chaque document se rattache à son objet

    Au bien — acte, règlement de copropriété, diagnostics, taxe foncière, assurance du propriétaire —, au bail — bail signé, avenants, état des lieux, courriers échangés — ou au locataire. Ce rattachement décide de ce qu’on retrouve, et de ce qui suit un bail quand il se termine.

  2. Vous posez la date d’expiration quand il y en a une

    Diagnostics, assurance du propriétaire non occupant, garantie décennale d’un artisan. Cette date n’est pas décorative : c’est elle qui alimentera le calendrier réglementaire et les alertes.

  3. Le DPE est structuré, pas juste stocké

    Classe énergie, classe climat, valeurs de consommation et d’émissions, numéro du diagnostic, date d’expiration. C’est ce qui permet d’en tirer des conséquences — l’interdiction de réviser le loyer sur les classes basses, l’interdiction de louer à terme.

  4. Un score de conformité résume l’état du dossier

    Sur cent points, réparti entre diagnostics, documents, assurances et pièces juridiques. Ce n’est pas une note de bon élève : c’est une liste de ce qui manque, présentée dans l’ordre où ça coûtera cher.

  5. Vous partagez en lecture seule, et vous savez qui a lu

    Un lien donne à un comptable, un conjoint ou un associé un accès en lecture, sans compte à créer. Chaque consultation est inscrite dans un journal daté — ce qui rend la promesse de confidentialité vérifiable, et pas seulement affirmée.

  6. Supprimer supprime vraiment

    La suppression d’un document retire la ligne en base ET l’objet stocké. Un fichier « supprimé » qui reste accessible par son adresse est une fuite qui attend, et c’est un défaut très répandu.

La data room d’un bien : trente types de documents, dates d’expiration surveillées.
La data room d’un bien : trente types de documents, dates d’expiration surveillées.Capture du 15 septembre 2026

Ce que ça change

Les dates travaillent pour vous

Chaque document daté alimente le calendrier sur douze mois glissants et déclenche une alerte avant l’échéance. C’est la différence entre un espace de stockage et un dossier qui vous prévient.

Le dossier de revente ou de garantie est déjà constitué

Le jour d’une vente, d’une demande de garantie loyers impayés ou d’un contrôle, l’export existe. Reconstituer un dossier complet après coup est toujours plus long qu’on ne le pense, et il manque toujours une pièce.

Votre comptable n’a plus à vous relancer

Un accès en lecture seule, un lien, et il se sert. C’est aussi ce qui évite les envois de pièces par messagerie, où elles finissent par circuler sans qu’on sache plus où.

Le droit, et les pièges

Le dossier de diagnostic technique doit être annexé au contrat de location lors de sa signature.

art. 3-3 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989

Les durées de validité diffèrent d’un diagnostic à l’autre — dix ans pour le DPE, six ans ou illimité pour le constat de risque d’exposition au plomb selon son résultat, trois ans pour l’état de l’installation de gaz. Un dossier constitué en une fois se périme donc par morceaux, et sans prévenir.

Le locataire doit justifier chaque année, à la demande du bailleur, d’une assurance contre les risques locatifs.

art. 7 g) de la loi n° 89-462

À la demande du bailleur : la justification n’arrive pas spontanément. Un bailleur qui n’a jamais demandé n’a rien à opposer le jour d’un sinistre, et découvre à ce moment-là que le logement n’était plus couvert.

Les données personnelles ne doivent être conservées que le temps nécessaire à la finalité poursuivie, et le responsable de traitement doit garantir leur sécurité.

art. 5.1.e et art. 32 du règlement (UE) 2016/679 (RGPD)

Les pièces d’identité et bulletins de salaire d’un locataire n’ont pas à survivre indéfiniment à son bail. Et « supprimé » doit signifier supprimé : un objet encore accessible par son adresse malgré la disparition de sa ligne en base est un manquement à l’obligation de sécurité.

Ce que Pilot refuse de faire

  • Nous ne suivons pas l’attestation d’assurance du locataire

    Il n’existe aujourd’hui ni type de document dédié, ni champ sur le bail, ni relance annuelle pour cette pièce. Elle peut être déposée comme n’importe quel document, mais nous ne prétendons pas en surveiller l’échéance — le dire serait vous laisser croire à une garde qui n’existe pas.

    art. 7 g) de la loi du 6 juillet 1989 — l’obligation, elle, existe

  • Nous ne conservons pas les pièces d’un candidat non retenu

    Elles sont purgées automatiquement après la décision. Un stock de pièces d’identité de personnes qui ne seront jamais vos locataires n’a aucune finalité, et c’est un risque pur.

    art. 5.1.e du RGPD

  • Nous ne conservons pas d’original non filigrané

    Les pièces reçues par une candidature sont marquées à la réception, et l’original ne survit pas. Une pièce d’identité qui circule sans filigrane peut servir à autre chose que ce pour quoi elle a été fournie.

Disponibilité

Inclus dès le palier Gratuit.

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Questions fréquentes

Que se passe-t-il quand un diagnostic arrive à échéance ?

Une alerte est produite en amont et l’échéance apparaît dans le calendrier sur douze mois glissants. C’est l’intérêt de saisir la date d’expiration : sans elle, le document est stocké mais muet.

Suivez-vous l’assurance de mon locataire ?

Non. L’obligation existe — le locataire doit justifier chaque année d’une assurance à votre demande — mais nous n’avons ni type de document dédié, ni relance automatique pour cette pièce. Vous pouvez la déposer, nous ne surveillons pas son échéance, et nous préférons vous le dire.

La suppression est-elle réelle ?

Oui : la ligne en base et l’objet stocké sont retirés. Un fichier dont on supprime la référence mais qui reste accessible par son adresse est une fuite en attente.

Comment donner accès à mon comptable ?

Par un lien de partage en lecture seule, sans compte à créer pour lui. Chaque consultation est inscrite dans un journal daté, que vous pouvez consulter — c’est ce qui rend la promesse vérifiable.

Le score de conformité sert à quoi ?

À voir en un coup d’œil ce qui manque au dossier d’un bien, réparti entre diagnostics, documents, assurances et pièces juridiques. Ce n’est pas une note : c’est une liste de trous, dans l’ordre où ils coûteront cher.

Juste à côté.

Contenu revu le 2026-08-06.

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